皆さんは、スケジュール管理をどのように行なっていますか。
私はWebディレクターになって1年ほどになりますが、数ヶ月スパンのウェブサイト制作や複数の案件を平行してスケジュール管理することに大変苦労していました。案件数が増えていくと、どのタスクを優先的に進めていけばよいのかわからなります。そんな折、先輩から画期的なスケジュール管理法を教えてもらい、複数案件が重なっても優先順位をつけながら進行管理できるようになりました。今回は、作業効率が上がるスケジュール管理法をご紹介します。
「日付」と「案件」のマトリクスでタスク管理する
スケジュール管理の秘訣は下図のようなスケジュール表を作ることです。スケジュール表は「案件名」×「日付」のブロックで構成される「タスク欄」と訪問やミーティングの予定を書く「スケジュール欄」で構成されます。A4サイズで1週間ごとに3か月分くらいをプリントアウトし、クリップなどでまとめています。
schedule_sample基本的な構成はとてもシンプルです。縦軸に「日付」、横軸に「案件名」を記載し、案件名のすぐ下には「納期」を記載します。一つひとつのマスには、その日に行うべきタスクを記載していけばOKです。
タスクを記入していくときに重要なのが、作業ボリュームを想定すること。
1日に使える時間が8時間だとすると、その日にできる作業は意外と限られています。それぞれのタスクの「作業時間」と「優先度」を考慮しその日に完了すべきタスクを過不足なく落としこんでいくことが無理のないスケジューリングに大切だなと思いました。あれもこれもと欲張りすぎず、タスクを分散させていくことを心がけています。
また中長期的な案件の場合、1週間分のスケジュールだけではなく納期までに行うべきタスクを先々まで記入しておくのがおすすめです。必要に応じて2、3か月先までのおおまかなスケジュールを記載することで案件の全体スケジュールがつかめますし、安心して日々のタスクに集中できます！
まとめ
タスク欄とスケジュール欄をセットにしてするようになってから、一つひとつの案件の全体像をつかんだうえで、その日に行うべきタスクに集中できるようになりました。複数案件のタスク管理、中期的なスケジュール管理を行ないたい場合は、とってもおすすめです。タスクに埋もれて不安な日々を過ごすこともきっと少なくなるはずです。ご参考になりましたら嬉しいです。
