Web担当者基礎知識 /

ビジネスに「チャットツール」を取り入れるメリット

cover
クライアントや社内の人に連絡をする際、多くの人が「メール」を使っていると思います。ビジネスシーンにかかせない「メール」ですが、今回は、メール以外の連絡手段として拡がっている「チャットツール」を使ったコミュニケーションをご紹介したいと思います。
チャットツールってなに? 特定のメールアドレスに送信する「メール」に対し、「チャットツール」は、掲示板のようなページにアクセスし、そこにメッセージを書き込むことで、一人の相手、または複数の相手とメッセージをやりとりするツールです。
メールとチャットは、よく「メール=手紙、チャット=会話」と例えられるように、メッセージを1通ずつやりとりするメールに対し、チャットツールは会話のように素早く手軽にメッセージをやりとりできるのが特徴です。また、過去のやりとりが履歴として残るため、いつでも会話の内容を確認することができます。 さらに、チャットの「グループ」を作ると、1対1ではなく、グループに入っている複数人で、まさに会話のようにやりとりすることができます。

チャットツールが力を発揮するシーン

チャットツールのメリットは使い方によってさまざまですが、例えば、以下のようなシーンではチャットツールが力を発揮すると言われています。

その1 社内外の複数人が関わるプロジェクトのコミュニケーション

例えば、あるプロジェクトについて、社内外の複数の担当者が関わっている場合、チャットのグループを活用すると、以下のようなメリットがあります。 ・ チャットページにアクセスするだけで、過去から現在までのやり取りが時系列で確認できる ・ メールの場合に必要となるフォルダ分けや、メールの見落としなどのリスクを回避できる ・ 誰が、いつ、どんなメッセージを送ったかが一目で分かる ・ (ツールによりますが)ファイルの送信も簡単に行える 社外の方とのコミュニケーションにチャットツールをとり入れる場合は、共通のチャットツールを導入してもらう必要がありますが、チャットツールをうまく活用することで、プロジェクトを進めるうえでのコミュニケーションを格段にスムーズにすることができます。

その2 社内の情報交換・意見交換

社外だけでなく、「社内」でチャットを活用する場合にもメリットがあります。例えば、「社内の意見交換の場」としてチャットツールを活用する際には、以下のようなメリットがあります。 ・ 電話やメールをするほどでもない情報でも、気軽に発言できる ・ (会議などの場を設けなくても)即座に複数の人と情報を共有できる チャットツールを使って情報共有の場を設けておくことは、いつでも使える会議室が用意されているようなイメージですね。

代表的なチャットツール

最近は、「メールを送信できる」ほどのスキルがあれば使えるような簡単なものから、多機能・高機能なものまで、さまざまなツールがあります。ここでは、代表的なチャットツールをいくつかご紹介します。目的に合ったツールを探してください。 ChatWork 国内外の100,000社以上が採用している信頼度の高いチャットツールです。個人のみならず、たくさんの企業や官公庁などもこのツールを使っているそうです。無料のプランでも基本的な機能は使うことができ、有料プランではセキュリティ面や機能面をさらに強化することができます。 http://www.chatwork.com/ja/ サイボウズLive 世界で150万人以上が利用している、チャットツールの先駆けともいえるツールです。個人利用からビジネス利用まで幅広く利用され、グループの無制限作成が可能なことやPC機能、パーソナル機能など、高い機能を備えているにもかかわらず無料。手軽に始められるビジネスチャットツールです。 https://live.cybozu.co.jp/ Sync 国内外の約15,000社に採用されているビジネスチャットツールです。速さ、簡単さ、効率の良さが特徴の使いやすいツールです。無料で最低限の基本機能を使うことができます。(法人契約の場合は特別プログラムあり) 職種によって異なる導入支援や個別対応なども行っています。 https://www.wantedly.com/chat Topicroom 通信大手のNTTが提供しているチャットツールです。どこにいても繋がりやすいという安心感があります。また、通知機能のバリエーションが豊富で、個別に通知機能を設置可能。セキュリティ機能が高いのも特徴です。 https://www.ntt-tx.co.jp/products/topicroom/index.html Talknote 20,000社を超える企業が利用しているというビジネスコミュニケーションツールです。操作が非常にシンプルで使いやすく、パソコン操作に慣れていない人でも簡単に使えることが特徴です。いいね!ボタンなどの付随機能も搭載しているため、フランクなやりとりにも適しています。 https://talknote.com/ SMART Message 金融機関で利用されているほどの高いセキュリティ機能を搭載しているビジネスチャットツールです。情報漏えいやデータ改ざん、なりすまし、誤操作などを防止し、とにかく安心してコミュニケーションできると評価されています。 https://lp.smartmessage.jp/

まとめ

長文を送信する場合や、BCCで送信先を限定して送信する場合など、メールでしか実現できないこともありますが、プロジェクトや目的によってはチャットツールを導入することでコミュニケーションをスムーズにすることができます。 それからデザインでも、プロジェクトによっては、グループチャットでのコミュニケーションを導入していますが、社内外のコミュニケーションをスムーズにすることはもちろん、「グループ」としてひとつにまとまっていることで、団結感も感じられるような気がします。(私だけでしょうか?) ビジネスをより効率的に、より円滑に進めていくために、うまくチャットツールを活用していきたいですね。

この記事を書いた人

佐山祐紀

PAGE TOP