それからデザイン スタッフブログ

お仕事をしていると、新しい方との出会いが増えるほど、いただく名刺も増えていきますよね。
増えつづける名刺、皆さまはどうやって管理していますか？
私は正直、この名刺管理がどうにもうまく行かず悩んでいました。
名刺管理アプリ「Eight（エイト）」を使い知るまでは。

どうやって、名刺管理していますか？

名刺の管理方法は人によって様々。

• 名刺をいただくたびに50音順に並べ替えてファイリングしている
• とりあえずまとめてしまっておいて、年末などにまとめて一気に整理する
• もらったそばから事務の担当者に渡して整理してもらう

などが一般的な方法でしょうか。

自分で管理しようとすると・・・例えば社名順でファイリングしようと思うと、新しい名刺が一枚増えるたびに並べ変えが必要になるなど、なかなかに手間のかかる作業ですよね。

私も長い間試行錯誤していたのですが、最近やっとその悩みが解消されました。
名刺管理にぴったりのアプリ「Eight（エイト）」を使い始めたんです！

なんでもかんでも“アプリ”にしてしまうこの時代ですから、「名刺管理　アプリ」などで検索するとEight以外にもたくさんのアプリが出てきますが、たくさんのアプリのなかでもEightは使い勝手がよく、しかも無料なんです！ 一度やってみても損はないと思うので、ご紹介させてください。

スマホで撮影するだけで、カンタンに名刺管理できる「Eight」の使い方。

Eightは、お手持ちの名刺をデータ化して保存、リスト化してくれるクラウドサービス。
アプリとして提供されているので、スマホにインストールするだけで電話帳のように名刺情報を一覧化して見ることができます。

名刺管理アプリ「Eight」の使い方はとても簡単。

１）まずはスマホにEightをダウンロードして、自分の名刺を撮影

プロフィールを登録するために、「自分の名刺を撮影してみましょう」と出てくるので、撮影してみましょう。
＊このとき、「両面」or「片面」の選択肢があるので、随時切り替えて撮影してみてくださいね

▽名刺管理アプリ「Eight」ダウンロードはこちらから

２）さっそくいただいた名刺を管理してみましょう！

お手持ちのスマホやタブレットで「Eight」を起動して、カメラマークをタップし、名刺を撮影します。

＊こちらも同じく「両面」or「片面」の選択肢があるので、随時切り替えます
＊撮影画面で赤枠が表示されるので、赤枠に収まるように撮影します

なんと、手順はこれだけ！どうですか簡単ですよね？

登録が完了すると、まるで「電話帳」のように名刺リストが50音順に並んで表示されます。

＊名刺撮影後、名刺のデータが登録されるには数日〜１週間かかります

しかも、名前や肩書きだけでなく、会社名や住所、電話番号までが入力されている状態で登録されます！もちろん会社名順で並べ替えることも可能。名刺の写真と一緒に確認することができるので、迷うことがありません。なんて便利！

一体どうやって、「撮影したデータ」から名刺リストができているの？

同じ会社ならまだしも、様々なお取り引き先様の名刺は会社名から名前、肩書きなど、書いてあることもレイアウトも多種多様。でもEightで登録すると、そんなバラバラのレイアウトでも、細かい情報まで登録されています。いったいなぜ、「肩書き」や「会社名」など、名刺によって違う情報を入力できるのか不思議ですよね。

実はEightでは、撮影した名刺画像のデータ化がオペレーターの手作業で行われています。
オペレーターが目で見て判断して、肩書きや名前や会社名を入力しているということ。
人の手で入力されているからこそ、細やかな情報登録が可能というワケですね。

＊人が入力しているためか、一部よみがなが未入力だったり、会社名が違う場合がありますが、そんなときは、登録後に編集可能です。

気になるセキュリティのこと。

名刺をネット上に登録するとなると、個人情報のことが気になりますよね。
Eightを運営している「Sansan株式会社」さんは、Eight以外にも商用のクラウド名刺管理サービスを提供しており、個人情報の取り扱いにも厳しい規約をもうけ、力を入れているとのことです。

▽Sansan株式会社さんのホームページ

▽Eight – 個人情報の取り扱いについて

また、登録したとたんスパムメールが増えるのでは？という心配をされる方もいらっしゃるかと思いますが、Eightではデータの送受信もすべて暗号化されており、スパムメールが増えるということも、どうやらないようです。実際私もスパムメールの被害には合っておりません。

名刺管理プラスαの便利な機能。

Eightでは、名刺の登録以外にも、いくつかの便利な機能を備えています。

まずはソーシャルメディアとの連携。
自分が登録しているFacebookやGmailと接続すると、Facebookの友だちやGmailでやりとりをしたことがある人のうち、Eightを利用している方の名刺が自動的に追加されます。Eight上で自動的に名刺交換をしてくれる形ですね。

また、相手もEightに登録している場合には、Eight上でつながることができます。
つながっておくことで、相手の登録内容が自動的に反映されるため、名刺のデザインや情報が新しくなった場合などにも便利。
肩書きや部署が変わった際にもEightで最新の情報を確認すれば間違いありません。

一度登録すればパソコンでもログインできるので、携帯で撮影・登録した情報をパソコンで再度確認することも可能です。

名刺管理にお困りの方は、ぜひ使ってみてください！

Eightの利用者は2014年9月時点でのユーザー数は全国で50万人以上とのこと（＊）。

＊Sansan株式会社様ホームページ（http://jp.corp-sansan.com/service/）より

いずれ有料で追加機能をリリースする予定もあるようですが、いまのところこれだけの充実したサービスがすべて「無料」です！ 決してまわしものというワケではないのですが、名刺管理に悩んでらっしゃる方はぜひ一度利用してみてはいかがでしょうか？

▽名刺管理アプリ「Eight」ダウンロードはこちらから